Para proceder à pesquisa e/ou reprodução de documentos, os responsáveis pelas unidades orgânicas dos órgãos do Município, deverão contactar o Arquivo Municipal e solicitar o registo do(s) colaborador(es) afeto(s) à atividade, para cada um dos serviços que dirige.

Todo o colaborador do Município que necessite de pesquisa e reserva de documentos para consulta e/ou reprodução, deverá efetuar o pedido através do colaborador afeto a esta atividade, autorizado pelo responsável do seu serviço.

Para solicitar a reprodução de documentos o colaborador, após autenticação, deverá:

• Selecionar a opção de pesquisa pretendida:
• pesquisa simples;
• pesquisa avançada:
• pesquisar (por palavra) em campos específicos; ou
• navegar (quadro de classificação).

Após localizar o(s) documento(s) que procura deverá:

• clicar na opção “Adicionar à lista”, para cada um dos documentos que pretende consultar;
• no menu “Lista”, selecionar os documentos que pretende pedir a reprodução (máximo de 6 documentos por pedido);
• clicar na opção “Reprodução”;
• no formulário “Pedido de reprodução”, inscrever/selecionar:
• o número das páginas que pretende reproduzir:
• Todas – para reprodução na íntegra;
• Hífen – páginas sequenciais (ex.: 1-25);
• Vírgula - páginas soltas (ex.: 2, 5, 11, 20).
• o tipo de reprodução (papel ou digital);
• com reprodução certificada ou não;
• o método de entrega (presencial, via web ou correio postal).

• clicar no botão “Enviar”.

Após receção do pedido, não havendo qualquer restrição ao acesso:

• o pedido é aprovado;
• o documento é reproduzido.

Logo que a reprodução esteja concluída, o colaborador será notificado tanto na sua área de utilizador, em “Mensagens”, como via correio eletrónico.

No caso de ter selecionado o tipo de reprodução “digital” e o método de entrega “via web” receberá, na sua área “Mensagens”, uma mensagem com a designação “comunicação do arquivo” com a hiperligação temporária para efetuar o download da reprodução do documento solicitado.